Notre outil de gestion Dolibarr avec Agefodd nous permet d’optimiser notre gestion administrative et de structurer nos process.
Un vrai support pour l’obtention de notre certification Qualiopi délivrée pour nos actions de formations il y a quelques mois.
Découvrez ici notre retour d’expérience !
Certification Qualiopi : Certificat qualité de la formation ?
Depuis le 1er janvier 2022 (Loi Avenir Professionnel du 5 septembre 2018), l’obtention d’une certification qualité des actions de formation est le sésame pour pouvoir bénéficier des fonds de la formation professionnelle.
Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions de formation. L’obtention de cette certification remplace désormais l’inscription au registre Datadock pour pouvoir prétendre à l’éligibilité aux financements par les OPCO.
La certification Qualiopi est délivrée aux prestataires d’actions de formation professionnelle, respectant un référentiel national qualité composé de 7 critères reliés à 32 indicateurs.
Chez ATM Consulting, la formation fait partie intégrante de notre accompagnement. Elle permet de garantir la bonne intégration de Dolibarr ERP-CRM et la conduite du changement dans les entreprises. Nous étions “Datadockés”, nos actions de formation sont désormais certifiées depuis août 2021 !
Aidez-vous d’Agefodd pour structurer vos process !
Le référentiel national de certification impose un suivi pédagogique et administratif de la formation, qui s’applique à toutes les actions pour lesquelles un financement public peut être sollicité. Notre module Agefodd nous a permis d’obtenir cette certification en rassemblant une partie des documents et informations liées aux sessions que nous proposons à nos clients.
Agefodd est un module Dolibarr dédié pour le suivi et la gestion des activités de formation. Ce module vous permet de centraliser votre gestion commerciale et votre gestion administrative et donc de vous structurer.
1-Avec Agefodd : Gérez votre contenu pédagogique :
Agefodd vous permet de :
- créer un recueil pédagogique
- exporter des programmes de formation détaillant le contenu et les objectifs pédagogiques ainsi que l’ensemble des éléments requis dans le référentiel (pré-requis, durée, modalités et délais d’accès, accessibilité handicapés, etc.).
Agefodd permet donc de diffuser vos catalogues de formation ce qui est une réponse au critère 1.1 de la certification Qualiopi : « il est demandé au prestataire des « conditions d’informations de public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ». Le centre de formation doit en effet diffuser une information accessible, claire et détaillée de ces prestations.
2-Avec Agefodd : Adaptez facilement vos prestations aux besoins des clients
Agefodd vous permet de créer des sessions de formation adaptées aux besoins du client et des devis détaillés reprenant un contenu pédagogique spécifique (et/ou d’une commande client).
De plus, une analyse des besoins du client peut être consignée facilement dans la CRM Dolibarr.
Une réponse aux critères 2.4 et 2.5 pour la certification Qualiopi.
3- Avec Agefodd : Gérez vos sessions de formation 
Agefodd vous permet de gérer pour chaque session un calendrier de formation, un lieu, des stagiaires, des subrogations, des formateurs…
Avec notre outil de gestion, vous pouvez également générer et envoyer par email l’ensemble des documents administratifs liés à une formation : convention, convocation, feuilles d’émargement, attestations…
4- Avec Agefodd : Informez le public bénéficiaire
Avec Agefodd, informez les stagiaires des conditions de déroulement de la formation, en leur adressant par email leur convocation, le règlement intérieur, les modalités d’accès…
Une réponse au critère 3.9 de Qualiopi qui demande que « les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation soient clairement formalisées et diffusées. »
5- Avec Agefodd : Assurez le suivi des formateurs 
Agefodd vous permet d’assurer le suivi des formateurs (internes ou externes) en consignant leur CV, leurs formations, les sessions sur lesquelles ils sont intervenus.
Une réponse au critère 5 de la certification Qualiopi demandant aux prestataires « la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
5-Avec Agefodd : Contrôlez le suivi financier des formations
Agefodd vous permet :
- éditer les factures à l’issue des formations
- éditer le BPF (bilan pédagogique et financier) à partir des sessions créées dans le logiciel
Pour aller plus loin avec Dolibarr et Agefodd…
En intégrant le Portail Client à votre instance, vous rendez encore plus fluide la transmission des informations aux participant-es des formations (stagiaires et formateurs). En effet, depuis leur espace personnel, ils peuvent :
- accéder aux sessions sur lesquelles ils sont inscrits
- avoir accès à leur calendrier de formation
- connaître les stagiaires participants (pour les formateurs)
- télécharger leur convocation et leurs attestations (stagiaires), leur lettre de mission (formateurs), les feuilles d’émargement
Aussi, avec DocEdit, créez vos propres modèles de documents dédiés à la formation : conventions, programmes, attestations, certificats, convocations, contrats formateurs…
Quelles sont les nouvelles fonctionnalités ?
Enfin, chez ATM Consulting, nous travaillons également à l’avancée de fonctionnalités complémentaires, afin de vous proposer un logiciel toujours plus proche de vos besoins.
Les nouvelles évolutions pour Agefodd sont les suivantes :
- améliorations d’ergonomie
- ajout des notions de Référents dans les programmes de formation et les convocations (Référent handicap, Référent administratif et Référent pédagogique)
- permettre l’édition personnalisée des programmes de formation adaptés par session (durée, contenu…)
- permettre de préciser si les formations sont accessibles aux publics présentant un handicap
Des fonctionnalités sont également en cours d’évolution comme :
- la signature électronique des documents de formation
- et une meilleure gestion de suivi des coûts et des marges
Vous souhaitez en savoir plus sur l’ensemble de nos projets R&D ?