Factur-X - Découvrez tout ce que vous devez savoir
La facture électronique a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions financières. Parmi les formats émergents, la Factur-X occupe une place prépondérante en raison de sa normalisation et de son efficacité. Découvrez ce qu’est la Factur-X, son origine, ses normes, ses avantages et comment l’utiliser avec un ERP/CRM comme Dolibarr. Vous pouvez retrouver également au sein de notre article les différentes échéances importantes pour votre entreprise.
C'est quoi la Factur-X ?
Elle a été développée en réponse à la nécessité croissante de standardiser les formats de factures électroniques. Cela pour simplifier les processus commerciaux et améliorer l’efficacité. Elle trouve ses origines dans les initiatives européennes visant à harmoniser les pratiques de facturation à travers l’Union Européenne. La norme Factur-X a été élaborée par le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) en collaboration avec des experts de l’industrie.
Qu'est-ce que le format Factur-X ?
C’est une fusion du PDF/A-3 et de l’XML. Cette combinaison permet aux entreprises de répondre aux exigences légales et fiscales tout en profitant des avantages de l’automatisation.
- PDF/A-3 : Ce format est une variante du PDF spécialement conçue pour l’archivage à long terme. Il garantit que les documents peuvent être lus et interprétés de manière fiable même après de nombreuses années. Le PDF/A-3 permet également l’inclusion de fichiers annexes, tels que les XML, au sein du document PDF. Cela assure ainsi une compatibilité et une accessibilité maximales.
- XML : Ce format est essentiel pour structurer les données de la facture de manière standardisée. L’XML (eXtensible Markup Language) permet de décrire précisément les informations contenues dans la facture. Telles que les informations sur le fournisseur, le client, les articles facturés, les montants, les taxes, etc. Grâce à cette structure, les données peuvent être facilement extraites et traitées par des systèmes informatiques, facilitant ainsi l’automatisation des processus de comptabilité et de gestion.
Pourquoi utiliser le format Factur-X ?
L’adoption de la facture électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises. Ce format de facture électronique permet de rationaliser les processus commerciaux, de réduire les coûts et d’améliorer la conformité. Découvrez pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent d’utiliser le format Factur-X :
Les avantages du format
1.Standardisez votre facturation
Le format Factur-X est basé sur des normes reconnues internationalement, ce qui facilite son adoption et son intégration dans les systèmes de gestion existants. Cette standardisation permet aux entreprises de créer, envoyer et recevoir des factures électroniques de manière uniforme, réduisant ainsi les ambiguïtés et les erreurs associées aux formats non standardisés.
2. Une compatibilité maximale
La combinaison du PDF et de l’XML assure une compatibilité maximale entre différents systèmes et plateformes. Les entreprises peuvent échanger des factures électroniques sans se soucier des incompatibilités techniques, ce qui améliore la fluidité des transactions commerciales et réduit les coûts de conversion et d’intégration.
3. Une efficacité renforcée
La structure des données XML permet un traitement automatisé des factures, réduisant les erreurs humaines et le temps de traitement. Les informations structurées peuvent être facilement extraites et intégrées dans les systèmes comptables et de gestion, facilitant ainsi la réconciliation des paiements, la gestion des comptes fournisseurs et clients, et la conformité fiscale.
4.Réduisez votre impact environnemental
En adoptant le format Factur-X et en réduisant l’utilisation de papier, les entreprises peuvent également contribuer à la protection de l’environnement. La transition vers la facturation électronique permet de réduire l’empreinte carbone associée à la production, au transport et à la gestion des factures papier.
5.Restez en conformité
Le format Factur-X répond aux exigences légales et fiscales en matière de facturation électronique. Les entreprises utilisant ce format peuvent être assurées de leur conformité aux réglementations en vigueur. Cela permet ainsi d’éviter les sanctions et les amendes. De plus, la capacité d’archivage à long terme du PDF/A-3 garantit que les documents restent accessibles et lisibles pour les audits et les contrôles fiscaux.
6. Réduisez vos coûts
L’automatisation et l’efficacité accrues permises par le format Factur-X peuvent entraîner des réductions significatives des coûts opérationnels. Les entreprises peuvent réduire les coûts associés à l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier, ainsi que les coûts de traitement manuel et de correction des erreurs.
7. Simplifiez votre archivage
Le format PDF/A-3 garantit la pérennité des documents, ce qui est essentiel pour les audits et les contrôles fiscaux. Les factures archivées sous ce format peuvent être stockées de manière sécurisée et rester accessibles pendant de nombreuses années, répondant ainsi aux exigences légales en matière de conservation des documents financiers.
Les échéances de la Factur-X
L’adoption de la Factur-X, est encouragée par diverses échéances réglementaires.
Voici quelques dates clés à retenir :
Le 1er Septembre 2026 : Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques au format Facture X.
Le 1er Septembre 2026 : Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront être capables d’émettre les factures électroniques.
À partir du 1er Septembre 2027 : Toutes les petites et moyennes entreprises (PME) devront adopter l’émission de la Facture X.
Ces échéances visent à garantir une transition progressive vers une facturation entièrement électronique.
Comment utiliser la facture electronique avec AGEFODD ?
Avec Dolibarr centre de formation, gérer divers aspects de votre entreprise, y compris la facturation. Il est possible d’utiliser la Factur-X avec AGEFODD pour générer, envoyer et recevoir de manière efficace ainsi que conforme aux normes actuelles les factures électroniques.
Créez une nouvelle facture dans « facturation », ajoutez les produits ou services que vous avez fournis à votre client. Il vous restera plus qu’à sélectionner l’option générer une facture.
Utilisez les fonctionnalités intégrées de Dolibarr pour envoyer les factures électroniques à vos clients.
Cliquez sur le bouton « envoyer mail » présent sur la page facture client pour transférer vos Factur-X à vos clients.
Vous pouvez également configurer des options d’envoi automatique pour les factures récurrentes. Cela vous permettra de gagner du temps et d’assurer que les factures sont envoyées ponctuellement.
Recevez et importez automatiquement les factures électroniques de vos fournisseurs dans Dolibarr. Vous pouvez également utiliser l’archivage sécurisé des factures électroniques. Vos factures au format Factur-X seront donc stockées de manière à être facilement accessibles pour les audits et les contrôles fiscaux futurs.
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